يمتلك قادة الأعمال وأصحابها مجموعة من الطرق العملية للاختيار من بينها والتي من شأنها تعزيز كفاءة عملهم، وفقًا للشركات الناجحة، قد يبدو تبسيط عملية الأعمال أمرًا صعبًا ولكنه ضروري ويتطلب تقييم هدف المنظمة، إن تجديد أسلوب إدارة الأعمال سيعزز بشكل كبير من قيمته، ومشاركة القوى العاملة، والكفاءة العامة يمكن للمديرين اتباع الطرق الخمس المميزة التالية لتبسيط إجراءات العمل.
طرق لتبسيط إجراءات العمل
1-تحسين تدفق الورق
يعد تحسين تدفق الورق في المؤسسة طريقة سهلة وسريعة لتحسين الكفاءة؛ نظرًا لأنه يمكن أن يوقف العمل في أي مجال من مجالات العمل.
تؤدي عمليات الأعمال الورقية البطيئة إلى تراكم العمل، وبالتالي جذب جهد إضافي غير ضروري يحد من قيمة العمل ويتسبب في إرهاق الموظفين.
علاوة على ذلك، تحتاج المؤسسات إلى إعادة تقييم المعلومات الخاصة بالوثائق لإزالة البيانات غير الضرورية التي تتسبب في تراكم الأعمال.
يمكن للمديرين إيجاد وإزالة الخطوات غير المفيدة التي لا تقدر بثمن بالنسبة للأهداف والنتائج من خلال طلب التعليقات من الموظفين وتقييم العمليات الحالية.
2-أنظمة استرجاع البيانات
طرق لتبسيط إجراءات العمل
يمكن للشركات وقادة الأعمال تقليل الأعمال الورقية وتعزيز الكفاءة عن طريق إزالة المعلومات غير المبررة من الأعمال الورقية التي تمت معالجتها بالفعل؛ نظرًا لأن الأعمال الورقية تلعب دورًا لا غنى عنه في تخزين الأعمال التجارية وإيداعها، فمن الضروري مراجعة هذه الأقسام وإعادة تصميمها.
على سبيل المثال، يجب على المؤسسات التوقف عن تخزين المستندات المادية التي تشغل مساحة أكبر واختيار النسخ الإلكترونية.
علاوة على ذلك، يمكن للشركة إنشاء نظام إدارة السجلات الذي يوفر استرجاع البيانات بسهولة على المدى الطويل.
3-تعزيز التواصل
لتحقيق النجاح وتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في أي مؤسسة، من الضروري للمدير التنفيذي أن يوجه قوته العاملة إلى إقامة وتعزيز التواصل مع مورديه وشركائه وعملائه.
تشمل الفوائد الملحوظة التي يمكن للمؤسسات أن تستمدها من اتصالات التجارة الإلكترونية تحسين المبيعات والتدفق النقدي وخدمة العملاء مع تقليل النفقات الرأسمالية والمهل الزمنية والمخزون.
يمكن للمديرين تعزيز التواصل في المنظمة من خلال الموارد والمنهجيات التالية:
-
تحديث البرنامج
مع الاختراع والابتكار المستمر للتكنولوجيا، يجب أن تتبنى الشركات تقنيات جديدة ومبتكرة لتبسيط عملياتها التجارية، أداة البرنامج المناسبة. مثل التطبيق الذي يحتفظ بأوراق البيانات، ينتج عنه معالجة وتنظيم للمعلومات بشكل أسرع وكفاءة محسّنة.
علاوة على ذلك، يمكن أن يؤدي دمج البرامج إلى تسهيل إدارة الأعمال التجارية، حيث يحمل هذا التطبيق العديد من الوظائف التي كان من الممكن القيام بها من قبل العديد من البرامج والموظفين الآخرين
-
تقليل رسوم المكالمات الهاتفية
يمكن للشركات تبسيط الاتصالات في مكاتبها من خلال تزويد الموظفين بأدوات أساسية على أعلى مستوى مثل: أجهزة الكمبيوتر المحمولة وسماعات الرأس.
على سبيل المثال، تسمح سماعات الرأس المكتبية لموظفيك بالتواصل بشكل فعال مع العملاء وشركاء الأعمال، وخاصة دعم العملاء.
بصرف النظر عن شراء موارد دعم الموظفين، يمكن للمؤسسات تبسيط عملياتها من خلال تقليل رسوم الهاتف المحمول.
يمكن للمرء تقليل رسوم الهاتف المحمول من خلال استكشاف الخيارات المختلفة في السوق التي تقدم أسعارًا معقولة دون المساس بالجودة وتغطية البث.
-
ركز على طاقم العمل
يمكن للمؤسسات توظيف مواهب جديدة أو الاستعانة بمصادر خارجية للعمل؛ لتبسيط وتحسين الإنتاجية الإجمالية للعمليات التجارية.
يمكن للشركة الاستعانة بمصادر خارجية ومساعدة المنظمة في توظيف مهارات فريدة ومبتكرة من شأنها أن تحل محل الموظفين الذين فقدوا رؤية أهدافها.
علاوة على ذلك، إذا ثبت أن عمليات معينة صعبة أو مكلفة لتحقيق الكفاءة المطلوبة، فإن الاستعانة بمصادر خارجية مثل: هذه الخدمات يبسط ويحسن العمليات التجارية.
الطريق البديل هو تمكين الموظفين وتعيين محطات لهم سيكون لها تأثير إيجابي كبير على هدف العمل وحالته. قام الموظفون الذين عملوا مع شركة معينة لفترة طويلة بموائمة عملهم ومواهبهم مع أهداف المنظمة. لذلك ، يتمتع هؤلاء الموظفون بفهم متعمق للقرارات والعمليات التي يتم اتخاذها في الشركة.
عند التفاعل مع الموظفين، يُنصح بمشاركة المعلومات الأساسية وتفويض المهام الحاسمة والثقة بهم بدلاً من الشكوى.
بالإضافة إلى ذلك، استكمل العمل الإيجابي للفريق وقلل من مقاطعة سير العمل لتعزيز الكفاءة. لذلك، يجب على المديرين التنفيذيين والمديرين الانخراط في الأنشطة اليومية للمؤسسة لتصحيح الموظفين المبتدئين واعتراض المشاكل. علاوة على ذلك، تسمح هذه الممارسات للإدارة بتحديد مواهب موظفيها وتمكينهم.
تستلزم عملية تبسيط الأعمال العديد من الخطوات التي تتضمن تقييم العمليات الحالية ونتائج التحليل وتطبيق طريقة جديدة.
للمزيد:
دليلك للنجاح في الإدارة والقيادة
